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                    新型支付方式下醫院微信支付寶對賬系統構建

                    2022-02-17 來源:中國醫院院長 作者:李志錦

                      探索建立符合現代醫院管理制度的、以問題為導向的、以資金安全為基礎的智能化微信支付寶對賬系統,提升醫院資金安全性,提高醫院財務智能化水平和運營效率。
                     
                      傳統方式下,患者到醫院繳納費用選擇人工窗口的情況較多,也有部分選擇自助服務。費用支付方式由原來的現金、銀行卡、醫?ǖ,擴大到微信、支付寶、電子醫?ǖ冉Y算方式,越來越多樣化的繳費方式比原來更加快速便捷,但是也對醫院的對賬工作提出了更高要求。
                     
                      對于不同的支付模式對賬方法也會不同,傳統的現金和銀行卡支付對賬方法較為簡單,將銀行回款數與醫院HIS日報表進行核對即可,而微信支付寶支付涉及與第三方支付平臺的對接,需要進行三方核對。這其中涉及一是患者需要與第三方支付平臺之間進行核對,二是醫院與第三方支付平臺也需要進行核對,在這三方核對中,不管是出現第三方支付平臺與醫院HIS系統數據不一致,還是與銀行回款數不一致,都會出現單邊賬的問題。
                     
                      單邊賬一般有兩種情況:一是醫院短款,如果患者已經支付,但醫院系統沒有數據,等于醫院沒有收到錢,此種情況需要在對賬平臺中進行退款;二是患者短款,如果患者退費,醫院系統顯示已退,但患者未收到錢,這就需要人工操作在統一支付平臺上進行退款。醫院若是不能準確、高效地進行微信支付寶對賬,則會使醫院財務管理的風險大大增加,這時對賬工作就顯得尤其重要。
                     
                      單邊賬一般有兩種情況:一是醫院短款,二是患者短款。醫院若是不能準確、高效地進行微信支付寶對賬,則會使醫院財務管理的風險大大增加。
                     
                      一、新型支付方式下,醫院微信支付寶對賬問題多樣化
                     
                      隨著微信、支付寶平臺覆蓋面越來越廣、使用效率越來越高,其便捷性得到了廣大患者和現代醫院管理手段的青睞,但同時支付及退費過程中遇到的問題也呈現多樣化特點。
                     
                      問題1:人為因素造成單邊賬。
                     
                      現有的收費系統退費時須填寫退費金額,人為操作失誤造成多退或少退較為常見,少退部分可以補退,但多退就需要撤銷原有發票重新結算,或讓患者充錢到另外一個患者身上,平賬之后再作廢發票。退費時若病人已經將微信、支付寶賬戶解綁或者銷戶,也會造成交易失敗,產生單邊賬。這種情況補退時需要在微信支付寶商戶里直接退,不經過支付平臺,因此支付平臺上不顯示該筆補退記錄,仍然顯示退費失敗待處理。
                     
                      患者在門診充值預交金用來繳費,退費時應直接退預交金,但收費員退費時常把預交金改成微信、支付寶,相當于現金繳費,微信支付寶退費,若最后錢沒退回到預交金賬戶里,也沒有退成微信支付寶,這時任何一方都沒有該筆金額的交易記錄,導致系統沒法跳轉,也不能補退。
                     
                      再者,若收費員退費時在HIS上只選擇了以何種支付方式退,但是未選擇某一筆明細點擊退多少金額,相當于最后一步未操作,這樣仍然會顯示為單邊賬,因為HIS上顯示已退,但患者實際并未收到錢。
                     
                      另一種比較常見的情況是病人結算完又因為各種原因需要重新結算,收費員只能將已退的費用以預交金形式收回,但若收費員忘記作廢票據,就會導致預交金增多,在患者第二次結算時,就會多退這部分預交金。收費員若跨天結算,也會產生單邊賬。
                     
                      問題2:系統原因產生單邊賬。
                     
                      實際運行中出現過患者第一次結算完再來結算,仍然可以退費,這種系統漏洞造成的單邊賬往往難以發現,且對醫院造成的損失很難補救。另外,某日退費病人急劇增多時,若賬戶余額不足,而又沒有系統預警及時往賬戶里轉賬也會導致大批量退款失敗。
                     
                      問題3:網絡問題導致的單邊賬。
                     
                      網絡不穩定或故障會突然導致某個時間段大量出現充值或退費失敗,且銀行大多采取“T+1”模式進行回款,因此患者繳納的預交金或退費金額無法實時確認是否到賬,醫院財務部門無法及時對賬進行沖正。若不及時解決,難免患者會滋生焦躁不滿情緒,大大影響患者就醫體驗,甚至發生投訴的情況。
                     
                      問題4:對賬平臺設計不合理。
                     
                      對賬平臺設計不合理往往比較隱秘,財務人員并非信息技術人員,難以發現其深層原因。比如支付平臺把每一筆交易按日期來統計,把作廢的錢也統計進去了,因此造成與HIS報表有差異,這種情況還有工程師人為改數的隱患,且財務人員很難發現。目前很多醫院存在多院區情況,有的會使用不同的收費系統,系統之間如何對接,如何實現在同一個系統里對賬并保障資金安全迫在眉睫。
                     
                      現行的對賬系統不能滿足現代醫院管理的需求,單邊賬得不到及時解決,對賬、退款的流程脫節,部分患者退費時間較長,這不僅增加了時間成本,影響退費流程的順利進行,還使患者對資金安全產生顧慮,降低其就醫舒適度,甚至投訴。而對于醫院來說,不僅會造成資金到賬延遲,還會使財務對賬工作量增加,財務人員須核對交易流水后,確認資金是否無誤才能進行下一步操作。系統漏洞比較隱秘,不僅難以發現,造成損失后追回資金難度大。對賬系統設計不合理導致顯示的信息雜亂,若對賬平臺不能捕捉到關鍵異常信息并及時預警或處理,那醫院的資金安全將成為空談。
                     
                      二、建立醫院資金安全監管平臺,完善對賬系統
                     
                      對賬系統是監管醫院資金安全最重要的一環,是保障交易、資金安全的最后一道防線。建立快捷、高效、準確的資金安全監管平臺不僅能保障資金安全,還可提高財務人員的工作效率,使醫院的財務管理更加完善、高效(醫院資金安全監管平臺架構如圖1所示)。
                     
                    資金安全監管平臺架構圖
                    圖1 資金安全監管平臺架構圖
                     
                      一是實現系統自動對賬。
                     
                      對賬平臺統一所有交易平臺的訂單號,系統自動抽取各收費系統的明細數據和微信、支付寶平臺的數據,將雙方一對一訂單信息進行一對一比對,根據日期、支付類型等自動統計每個時間段HIS交易金額與支付平臺的交易明細數據,通過對比雙方訂單信息,當出現單邊賬時,統計出每個時間段各交易系統的交易金額與支付平臺的交易金額數據,差額顯示明細,可查詢到差額的具體詳情,同時將單邊賬賬單置頂,并用不同顏色標注。所有查詢數據支持表格導出及打印功能。平臺支持多次抽取HIS數據,并對多次數據進行對比,找出差異明細。醫院HIS系統與微信、支付寶平臺進行適時對賬與對接,對于網絡延遲導致的單邊賬,系統自動觸發進行補交易,補交易完成后,該訂單不再在異常訂單里顯示。
                     
                      對于微信支付寶扣費成功,HIS系統里充值失敗的,則系統自動進行補交易將失敗金額原路返還至病人微信或支付寶賬號。其他的單邊賬,系統根據權限發送單邊賬信息至相應權限管理員的移動端,提醒相關人員處理賬單,大型醫院一般會分不同班組,每個班組根據自己的處理權限,選擇需要處理的單邊賬。
                     
                      系統里根據單邊賬類型設置相應處理流程,點擊“處理”按鈕觸發系統已經設置好的流程以提示進行下一步如“退款至某微信支付寶賬號”或“充值至某卡”等,點擊確認后,進行HIS補交易或相應支付平臺操作,操作完成后,系統記錄補交易日期,并將此筆補交易記入當日HIS或交易平臺報表,查明細時可查詢到該筆補交易的原始交易信息。
                     
                      補交易完成后,系統自動發送處理結果至相關人員,單邊賬后面的處理按鈕變成“已處理”,并可點擊進去查看處理情況。退費時管理員處理過后推送給審核人員,審核人員可在移動端操作,審核完成后退款成功,對賬平臺向退款發起人及審核人推送處理成功通知,移動端也可查詢交易統計數據,這樣對于異常訂單的處理進度可以進行實時查詢跟蹤,提高處理單邊賬的效率,確保了對賬過程的可控性,有效降低了財務風險(自動對賬系統如圖2所示)。
                     
                    圖2 自動對賬系統
                     
                      二是數據查詢和監控功能。
                     
                      自動查詢并監控實時交易數據,自動展示在實時交易過程中產生的單邊賬單,方便工作人員判斷異常賬單。對賬數據根據訂單狀態、支付方式、日期在平臺統一展示,能自動區分各程序、各支付方式的賬務及明細,可對交易明細數據進行篩選查詢,以圖表形式實時統計出訂單信息,列舉產生單邊賬的原因、類型并自動備注,比如是因為網絡問題、賬戶余額不足、應退未退、交易時間差或多退少退等,系統可查詢異常訂單數據及其原始交易數據,使各項退費有據可依,把資金安全落到實處。
                     
                      三是就診卡與預交金管理。
                     
                      系統對所有就診卡信息進行管理,系統中按日期、就診卡號等維度統計就診卡擁有者信息、金額等,按時間段統計每張卡充值及消費金額、筆數、余額等,可展示一段時間區間內就診卡充值金額、消費筆數、余額等信息,也可就整體情況按照日、月或任何需要的時間段查詢就診卡使用情況、異常使用情況等信息,并以可視化的圖表展示卡余額、充值、消費、變動等信息。對于長期未使用的就診卡暫定為僵尸卡,當僵尸卡出現消費異常時,系統進行異常提醒。
                     
                      對于門診預交金,通過系統提取的所有交易數據以及充卡和退卡記錄,按照時間段統計每張卡余額,制作成門診預交金余額報表,同時將此報表與系統報表進行對比,對差額標紅并預警。系統報表中的余額可查詢對應的卡余額,并與HIS系統進行一一對比,找出差額原因。對于住院患者,同樣根據日期、住院號等查詢每個患者的住院預交金消費明細,對差異進行標紅并預警。
                     
                      四是報表監管和數據分析功能。
                     
                      按照日、月、年匯總各支付方式的交易筆數、金額、異常信息等數據,形成報表,統計分析各支付方式下各種原因導致的差異類型,同時對單邊賬匯總,形成報表,讓以前繁瑣的數據統計分析在幾秒內就能完成,不僅方便了跟第三方及時溝通并優化程序,同時為對賬人員及領導層提供決策參考。
                     
                      五是歷史數據對賬。
                     
                      除了對啟用新系統后的數據進行監管外,還需要對從使用各種支付方式開始至今所有HIS和各交易平臺的數據進行對賬,對歷史數據可進行查詢與對賬,保存對賬記錄。
                     
                      六是加強制度建設,明確人員權限。
                     
                      人為操作有不可避免的失誤,通過設置對賬人員權限、規范退費人員操作流程,盡量降低人為原因造成的單邊賬。在系統中設置各級工作人員的對賬、審核時間要求,主動發現單邊賬等問題,避免患者來電或來院反映問題了才針對性地查找解決問題。
                     
                      另外,信息部門應加強對信息系統的監控,若發現開發平臺有人為改數的情況,應及時查明原因,對醫院已造成無法挽回的損失的,應讓開發平臺賠償款項并上交醫院財務。
                     
                      此外,信息部門應重點監測異常信息,記錄異常前后系統運營情況,系統中設置記錄異常信息的數據庫,保存工作日志,及時向支付平臺、對賬平臺反饋、溝通,修補程序漏洞,加強網絡安全,保障后期運營和維護順利有序進行,確;颊咝畔踩歪t院資金安全。
                     
                      結語
                     
                      不斷攀升的線上交易量給醫院收費窗口減少了壓力,但也給后臺的對賬增加了工作量和風險,借助信息技術,建立資金安全監管平臺,將繳費、退費、對賬在系統的監管下形成有效的閉環管理,將對賬職責強制性設計到流程中,不僅保障了醫院的資金安全,快速、精準地反饋了信息,堵塞、防范了醫院財務風險,提升了醫院財務內部控制監督管理水平,還降低了財務人員的工作量,提高了工作效率和精確度,降低了人力資源成本,把“患者便捷高效、資金信息安全”落到了實處,使醫院的經濟效益和社會效益得到同步提升。

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